Politica Tratamiento de Datos Personales

1. Función de Protección de Datos Personales

Prospectic.co actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de estos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

Datos de identificación del responsable del tratamiento:

Canales de servicio

Escrito

Presencial

  • Carrera 101 c 133-30 Bogotá
Telefónico
  • Celular 320 9627222
  Virtual (Chat general o temático)
  • http://www.prospectic.co

2.  Información que se Recopila

Prospectic.co  recolecta  información y datos personales en el momento en que son tomados telefónicamente, personalmente a través de las estrategias de mercadeo y capacitación, o a partir de las consultas efectuadas en el portal web de la compañía http://www.prospectic.co, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.

Adicionalmente, Prospectic.co en función de su objeto de negocio, establecerá convenios de capacitación virtual y presencial donde se solicitará aprobación del uso y tratamiento de datos del titular previamente registrado.

Finalmente se recolecta y administran los datos personales de clientes e interesados, como parte de los procesos de consultoría y medición de satisfacción que adelante la compañía.

Prospectic.co podrá solicitar información adicional (semiprivada), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria, y realizará la actualización respectiva de la autorización de datos personales, notificando por los medios definidos en la ley al titular de estos.

3. Modo en que se Utiliza la Información

Previa autorización del titular de los datos personales le permitirá a Prospectic.co darle el siguiente tratamiento:

  • Para los fines administrativos y comerciales propios de la Compañía.
  • Caracterizar interesados  y  clientes,  para adelantar  estrategias  de mercadeo, y capacitación sobre productos y/o servicios de la compañía.
  • Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la compañía.
  • Adelantar encuestas de satisfacción de clientes
  • Envío de información de interés general.
  • Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación las desarrolladas por la compañía.

La información y datos personales suministrados por el titular de estos podrán ser utilizados por Prospectic.co como responsable del tratamiento de los datos, para  el desarrollo de  las funciones propias de la compañía. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores  para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

4.  Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Prospectic.co garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Prospectic.co para el tratamiento de sus datos
  3. Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y La revocatoria y/o supresión procederá cuando  la  Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Autorización

Prospectic.co solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley 19; dicha autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico.

5.1. Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles
 

La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. origen racial, religión, adscripción ideológica, etc.)  está  prohibido,  a  excepción de los casos señalados por la ley21; cuando el tratamiento sea posible,  se deberá:

  1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así como obtener del titular su consentimiento expreso.

5.2. Revocatoria de la autorización

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a Prospectic.co la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la Compañía.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, Prospectic.co no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

6. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que Prospectic.co como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Prospectic.co garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, y/o felicitaciones  administrado  por el Grupo atención al cliente.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de esta.  De cumplirse  el término  sin que sea posible atender la consulta, Prospectic.co como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que  se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Reclamos

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,  actualización  o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

Contenido:

  • Identificación del titular del dato.
  • Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
  • Los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará  traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido  el reclamo  completo,  se incluirá  en la base de datos una leyenda  que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles  como máximo,  contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, Prospectic.co informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,  el  cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Derecho de Acceso a los Datos

Prospectic.co, garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.

Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios  y mecanismos electrónicos  y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan  el  acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

9.  Actualización y Rectificación de Datos

Prospectic.co, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y  rectificaciones  a  que  dieran  lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

Prospectic.co habilitará los medios electrónicos existentes en la Compañía encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de atención al Cliente.

10. Supresión de Datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados,  solicitaran  a Prospectic.co la supresión de sus  datos personales mediante la presentación  de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá  cuando  el titular tenga  un deber legal o contractual  de permanecer en la(s)  base(s)  de datos o la supresión  de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización  de  sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales,  el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

Prospectic.co garantiza los medios de comunicación electrónica u  otros  para  solicitud  de  supresión  de  datos,  que  serán  los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de atención al Cliente.

11. Persona o grupo responsable de la Atención de Peticiones, Consultas, Reclamos y Denuncias

El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos y Consultas sobre el tratamiento de datos personales es el Grupo de atención al cliente, ubicado en la carrera 101 c No. 133 – 30, Piso 4, de, 8:00 a.m. a 5:00 p.m., en el teléfono 3209627222 o vía correo electrónico en atenció[email protected]

12. Seguridad de la Información

Prospectic.co garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13.  Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Políticas de Tratamiento

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales  rige  a partir de la fecha  de su expedición, se divulgará a través del portal web http://www.prospectic.co/politica-tratamiento-de-datos-personales , y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Cuando se cumplan estas condiciones, Prospectic.co informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes  de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.